Política de Privacidad

1Responsable del tratamiento

ORBITA IA LLC es una sociedad constituida conforme a las leyes de los Estados Unidos de América y actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recopila directamente de usuarios, prospectos, clientes, visitantes de sus sitios web, contratantes, administradores de cuentas y personas que interactúan con sus canales oficiales.

Para asuntos relacionados con privacidad, tratamiento de datos personales, solicitudes de derechos o consultas sobre esta Política, el canal oficial de contacto es [email protected].

2Alcance y aplicación

Esta Política aplica a todos los visitantes, usuarios, clientes, prospectos y empresas que acceden, se registran, contratan o utilizan los Servicios de ORBITA IA, incluyendo sitios web, formularios, plataformas, productos SaaS, servicios de implementación, agentes de inteligencia artificial, automatizaciones, integraciones, mensajería, CRM, contenidos educativos, soporte, consultoría y productos actuales o futuros, como Confía u otros que puedan lanzarse posteriormente.

Respecto de la información de los clientes finales del Usuario —por ejemplo, leads, pacientes, compradores, contactos, usuarios finales o clientes de una empresa que utiliza ORBITA IA— la Empresa actúa normalmente como proveedor tecnológico o encargado del tratamiento, procesando dicha información en nombre del Usuario y conforme a la configuración, instrucciones y uso que este realice de los Servicios.

El Usuario mantiene la responsabilidad principal sobre los datos de sus clientes finales, incluyendo la obtención de consentimientos, permisos, bases legales y avisos requeridos para comunicarse con ellos o procesar su información dentro de los Servicios.

3Información que recopilamos

ORBITA IA puede recopilar información proporcionada directamente por el Usuario, incluyendo nombre, razón social, correo electrónico, número de teléfono, cargo, país, datos de facturación, información de pago procesada por proveedores externos, datos de suscripción, información comercial, requerimientos de implementación, mensajes de soporte, formularios, respuestas de onboarding y comunicaciones enviadas a través de nuestros canales.

También podemos tratar información relacionada con la configuración y operación de los Servicios, como prompts, bases de conocimiento, instrucciones del agente, flujos, integraciones, archivos cargados, contenidos de entrenamiento, mensajes, parámetros de automatización, calendarios, datos de CRM, recursos educativos consultados y preferencias de uso.

De forma automática, podemos recopilar información técnica y operativa, incluyendo dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, registros de actividad, fecha y hora de acceso, métricas de uso, consumo de mensajes, tokens, ejecuciones, llamadas, automatizaciones, errores, eventos de seguridad e información necesaria para mantener la estabilidad y correcto funcionamiento de los Servicios.

Los datos de clientes finales son incorporados o conectados por decisión del Usuario. ORBITA IA no determina el contenido de dichos datos ni los recopila directamente de esos clientes finales, salvo cuando estos interactúan con canales, formularios o servicios operados directamente por ORBITA IA.

4Finalidades del tratamiento

La información personal tratada por ORBITA IA se utiliza para fines legítimos relacionados con la operación de la Empresa y la prestación de los Servicios, incluyendo:

• Crear, administrar y proteger cuentas, accesos, espacios de trabajo o instancias.
• Procesar contrataciones, pagos, facturación, suscripciones, cargos por uso, renovaciones y soporte administrativo.
• Prestar servicios de agencia, implementación, configuración, automatización, entrenamiento de agentes, soporte técnico, consultoría y productos SaaS.
• Operar, personalizar, probar, mantener y mejorar agentes de inteligencia artificial, integraciones, flujos, automatizaciones, CRM, mensajería y demás funcionalidades.
• Responder solicitudes, dar soporte, enviar comunicaciones operativas, avisos de seguridad, actualizaciones de servicio y notificaciones relacionadas con la cuenta.
• Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados, spam, fallas de seguridad, usos prohibidos y riesgos para la plataforma o terceros.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, regulatorias, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.
• Analizar el desempeño general de los Servicios, mejorar la experiencia del Usuario y desarrollar nuevas funcionalidades o productos.

ORBITA IA no vende datos personales ni explota comercialmente la información personal identificable de los Usuarios o de sus clientes finales para fines ajenos a la prestación, seguridad, mejora y operación de los Servicios.

5Uso de información anonimizada y agregada

El Usuario autoriza a ORBITA IA a utilizar información técnica, estadística, operativa y de desempeño de forma anonimizada, agregada y no identificable para pruebas internas, análisis de desempeño, mejora del producto, entrenamiento operativo, seguridad, desarrollo de nuevas funcionalidades, documentación, contenidos educativos, materiales comerciales y reportes internos.

Este uso no permitirá identificar directa o indirectamente al Usuario, a su empresa ni a sus clientes finales. ORBITA IA no divulgará conversaciones privadas, datos personales, números de contacto, información sensible, capturas reconocibles o resultados asociados a una marca específica sin autorización expresa adicional por escrito.

6Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de ORBITA IA puede fundamentarse, según corresponda, en la ejecución de un contrato o relación precontractual, el consentimiento otorgado por el Usuario, el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales o regulatorias, y el interés legítimo de ORBITA IA en operar, mantener, proteger, mejorar y comercializar sus Servicios de forma responsable.

Cuando el Usuario utiliza los Servicios para tratar datos de sus propios clientes finales, es responsabilidad del Usuario determinar y documentar la base legal aplicable en su jurisdicción, incluyendo consentimiento, relación contractual, interés legítimo u otra base permitida por la normativa correspondiente.

7Compartición de información con terceros

ORBITA IA puede compartir información personal únicamente cuando sea necesario para la correcta prestación de los Servicios o para fines legítimos, incluyendo proveedores de infraestructura, alojamiento, procesamiento de pagos, herramientas de soporte, analítica, mensajería, email, SMS, voz, modelos de inteligencia artificial, automatización, seguridad, contabilidad, asesoría legal y otros proveedores tecnológicos.

La información compartida se limita al mínimo razonablemente necesario y, cuando corresponde, se realiza bajo obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y protección de datos.

También podemos divulgar información cuando sea requerido por ley, orden judicial, autoridad competente, investigación legal, prevención de fraude, protección de derechos, defensa de reclamaciones o seguridad de ORBITA IA, sus Usuarios, clientes finales o terceros.

8Plataformas e integraciones de terceros

Los Servicios pueden integrarse con plataformas, APIs y servicios de terceros, incluyendo redes sociales, proveedores de mensajería, pasarelas de pago, modelos de inteligencia artificial, calendarios, CRMs, servicios de nube, SMS, telefonía, email y herramientas externas.

El uso de dichas integraciones está sujeto a los términos, condiciones, políticas de privacidad, requisitos técnicos y decisiones de cada proveedor externo. ORBITA IA no controla ni es responsable por las prácticas de privacidad, cambios de políticas, bloqueos, restricciones, suspensión de cuentas, caídas, pérdidas de acceso o decisiones adoptadas por dichos terceros.

El Usuario reconoce que, al conectar sus cuentas, canales, números, APIs o plataformas externas a ORBITA IA, autoriza el intercambio de información necesario para operar dichas integraciones.

9Seguridad de la información

ORBITA IA adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación no autorizada, destrucción o incidentes de seguridad.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, restricciones internas, monitoreo de actividad, uso de proveedores especializados, cifrado o medidas equivalentes cuando resulte aplicable, prácticas de seguridad operativa y revisión de señales de abuso o actividad anómala.

No obstante, el Usuario reconoce que ningún sistema tecnológico, transmisión por internet, plataforma de nube, integración o almacenamiento electrónico puede garantizar seguridad absoluta. ORBITA IA no será responsable por incidentes derivados de negligencia del Usuario, credenciales comprometidas, dispositivos inseguros, configuraciones incorrectas, integraciones externas o fallas de terceros.

10Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, prestar los Servicios, mantener registros operativos, cumplir obligaciones legales, fiscales o contractuales, resolver disputas, prevenir abuso, hacer valer derechos o atender solicitudes de soporte.

Tras la cancelación, terminación o inactividad de una cuenta, ORBITA IA podrá conservar información mínima necesaria para cumplimiento legal, facturación, auditoría, seguridad, prevención de fraude, defensa de reclamaciones o continuidad operativa. Cuando sea razonable y técnicamente posible, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o bloqueados conforme a las políticas internas y la legislación aplicable.

11Derechos del Usuario

De conformidad con la legislación aplicable, el Usuario puede solicitar acceso, rectificación, corrección, actualización, eliminación, portabilidad, limitación u oposición al tratamiento de sus datos personales, cuando dichos derechos sean reconocidos por la normativa correspondiente.

Las solicitudes deberán enviarse a [email protected]. ORBITA IA podrá requerir información adicional para verificar la identidad del solicitante, validar la titularidad de la cuenta o confirmar la legitimidad de la solicitud antes de atenderla.

Algunas solicitudes pueden estar sujetas a limitaciones legales, contractuales, técnicas o de seguridad. Por ejemplo, ORBITA IA puede conservar ciertos datos cuando sean necesarios para facturación, prevención de fraude, cumplimiento legal, defensa de derechos o continuidad operativa.

12Datos de clientes finales

Cuando el Usuario utiliza ORBITA IA para atender, automatizar, registrar, contactar o gestionar a sus propios clientes finales, reconoce que es el principal responsable de contar con los derechos, avisos, autorizaciones, consentimientos y bases legales necesarias para recopilar, cargar, conectar, tratar y comunicar dichos datos dentro de los Servicios.

ORBITA IA procesa los datos de clientes finales principalmente de forma automatizada y en la medida necesaria para ejecutar funcionalidades configuradas por el Usuario, incluyendo atención, respuesta, seguimiento, agendamiento, CRM, mensajes, automatizaciones, integraciones, reportes y soporte técnico solicitado.

ORBITA IA no vende, alquila ni comercializa los datos de clientes finales del Usuario. Tampoco revisa manualmente conversaciones o información sensible de forma individualizada, salvo cuando sea necesario para soporte solicitado por el Usuario, prevención de abuso, seguridad, cumplimiento legal o protección del sistema.

13Transferencias internacionales de datos

Dado el carácter tecnológico y global de los Servicios, la información personal puede ser almacenada, procesada, transferida o accedida desde países distintos al de residencia del Usuario o de sus clientes finales, incluyendo Estados Unidos u otras jurisdicciones donde operen ORBITA IA o sus proveedores.

ORBITA IA adopta medidas razonables para procurar que dichas transferencias cuenten con niveles adecuados de protección, conforme a la naturaleza del dato, el proveedor utilizado, las obligaciones contractuales aplicables y los estándares razonables de seguridad.

14Privacidad de menores

Los Servicios de ORBITA IA no están dirigidos a personas menores de 18 años. ORBITA IA no recopila intencionalmente datos personales de menores de edad como usuarios directos de sus Servicios.

Si ORBITA IA detecta que ha recopilado información personal de un menor sin autorización válida, podrá eliminarla o bloquearla razonablemente. Cuando el Usuario trate datos de menores dentro de sus propios procesos, será responsable de cumplir las leyes aplicables, obtener autorizaciones necesarias y configurar el uso de los Servicios conforme a la normativa correspondiente.

15Cookies y tecnologías similares

ORBITA IA puede utilizar cookies, píxeles, etiquetas, almacenamiento local y tecnologías similares para mejorar la funcionalidad del sitio web, recordar preferencias, analizar el uso de las páginas, medir desempeño, prevenir abuso, optimizar la experiencia del Usuario y apoyar actividades comerciales razonables.

Estas tecnologías pueden recopilar información como dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, páginas visitadas, enlaces seleccionados, fecha y hora de acceso, fuente de tráfico y datos de interacción.

Los usuarios pueden deshabilitar o limitar las cookies desde la configuración de su navegador. Sin embargo, algunas funcionalidades del sitio web o de la plataforma podrían no operar correctamente como resultado.

16Comunicaciones por SMS, WhatsApp, email y otros canales

Al proporcionar su número de teléfono, correo electrónico u otros datos de contacto a ORBITA IA, y cuando otorgue el consentimiento correspondiente, el Usuario acepta recibir comunicaciones relacionadas con los Servicios, incluyendo mensajes conversacionales, transaccionales, operativos y de servicio, tales como respuestas de soporte, seguimientos, confirmaciones, recordatorios, notificaciones, avisos de onboarding, alertas de cuenta y comunicaciones relacionadas con la actividad del negocio.

Cuando exista consentimiento adicional, base legal aplicable o relación comercial permitida por la normativa correspondiente, ORBITA IA también podrá enviar comunicaciones promocionales, comerciales o de marketing sobre sus servicios, productos, actualizaciones, contenidos o eventos.

El consentimiento para recibir mensajes promocionales no es condición obligatoria para realizar una compra, salvo que la comunicación sea necesaria para prestar el servicio contratado. La frecuencia de los mensajes puede variar según la interacción del Usuario, configuración de cuenta y actividad del negocio.

En el caso de SMS, el destinatario puede cancelar la suscripción respondiendo STOP a cualquier mensaje recibido. Para asistencia, puede responder HELP. Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos según el plan del operador móvil. Los operadores móviles no son responsables por mensajes retrasados o no entregados.

La información móvil de los usuarios no será compartida, vendida, alquilada ni divulgada a terceros con fines de marketing o promoción. Dicha información solo podrá compartirse con proveedores estrictamente necesarios para operar y entregar los servicios de mensajería, y únicamente para fines operativos.

Cuando el Usuario usa ORBITA IA para enviar comunicaciones a sus propios clientes finales, el Usuario es responsable de obtener y conservar los consentimientos necesarios, respetar solicitudes de baja, cumplir horarios, restricciones, políticas de plataformas y leyes aplicables en cada jurisdicción.

17Confidencialidad y acceso interno

ORBITA IA procura limitar el acceso interno a información personal, configuraciones, contenidos y datos operativos a personal, contratistas o proveedores que razonablemente necesiten dicha información para prestar soporte, operar los Servicios, mantener la seguridad, resolver incidentes, mejorar la plataforma o cumplir obligaciones legales.

Las personas o proveedores con acceso a información relevante pueden estar sujetos a obligaciones de confidencialidad, restricciones de uso y medidas razonables de protección de datos.

18Modificaciones a esta Política

ORBITA IA se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en sus Servicios, productos SaaS, integraciones, procesos internos, requisitos legales, prácticas de seguridad, proveedores o necesidades operativas.

La versión vigente será publicada en los canales oficiales de la Empresa o comunicada por medios razonables. El uso continuado de los Servicios después de una actualización implica la aceptación de la Política modificada, en la medida permitida por la ley aplicable.

19Contacto

Para cualquier consulta relacionada con esta Política de Privacidad, el tratamiento de datos personales, derechos del Usuario, seguridad, soporte o eliminación de información, puedes comunicarte con ORBITA IA en: